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Projektmanagement Tools (Project-Management-Tools) & Software
In dieser Blog Reihe möchte ich euch interessante und hilfreiche Tools vorstellen, die euch das Leben als Designer vereinfachen. Sei es die tägliche Projektplanung, euer Zeitmanagement (ihr glaub garnicht was alles Zeit frisst), die Buchhaltung oder einfach neue Quellen für Farben, Grafiken und Schriften.
In dieser Liste sind viele Tools dabei die ich selbst getestet habe und einige die mir empfohlen wurden. Am besten ist es natürlich, ihr probiert selbst aus welche Tools für euch am hilfreichsten sind und welche Funktionen ihr wirklich braucht.
Teil eins meiner Reihe befasst sich mit der täglichen Projektplanung und Aufgabenverteilung. Welche Projektmanagement-Tools eignen sich am besten, um sowohl effizient als auch erfolgreich Projekte zu managen und seine täglichen Aufgaben zu meistern?
Sollte in dieser Übersicht das ein oder andere Projektmanagement-Tool fehlen, dürft ihr mir diese gerne per Mail ans Herz legen 🙂
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Projektmanagement & Aufgabenplanung
Projektmanagement-Tools sind heutzutage in aller Munde und werden für die verschiedensten Aufgaben genutzt. Sei es für den wöchentlichen Einkauf mithilfe einer einfachen Liste oder für die Bearbeitung komplexer Projekte, die ein ausgefeilteres Taskmanagement erfordern. Vor allem in Teams kann es bei der Verteilung der Aufgaben dann schwierig und unübersichtlich werden. Hier helfen diverse Projektmanagement-Tools, die sich zum Großteil an der „Getting Things Done“ Methode (DTD-Methode) von David Allen orientieren.
„Hauptprinzip der Methode ist, dass der Nutzer alle seine anstehenden Tätigkeiten in einem Verwaltungssystem notiert und dadurch den Kopf frei hat für Wichtigeres, nämlich die Erledigung der aktuellen Aufgabe, ohne befürchten zu müssen, andere Aufgaben zu vergessen.„ (Quelle: Wikipedia)
Wrike ist das Projektmanagement Tool was mich in meiner täglichen Arbeit unterstützt und mich persönlich am meisten überzeugt hat. Es bietet auf den ersten Blick eine sehr übersichtliche und selbsterklärende Oberfläche und macht die Einarbeitung einfach.
Wrike ist eine flexible Online-Lösung für Projektmanager und beinhaltet viele Features die im normalen Arbeitsalltag benötigt werden. Dazu gehören unter anderem die unbegrenzte Erstellung von Projekten, Zeiterfassung, Gantt-Charts, verschiedenste Import- und Exportmöglichkeiten, Filesharing, Aufgabenverwaltung und E-Mail Integration. Über Backups und verlorene Daten braucht man sich auch keine Gedanken machen, diese erfolgen stündlich und automatisiert.
Die kostenlose Basisversion reicht in der Regel für Selbstständige und kleine Unternehmen vollkommen aus.
Eine einfachere Lösung ist Trello. Trello arbeitet mit Karten und Listen, die einfach per Drag and Drop in die richtige Position gezogen werden. Die Einarbeitungszeit ist dadurch sehr kurz und jeder Mitarbeiter wird sich sofort darin zurechtfinden.
Für einfache Projekte und Aufgaben ist Trello sehr gut geeignet. Geht es aber an komplexere Projekte, stößt man mit Trello schon an seine Grenzen.
Die Arbeitsweise mit Trello ist recht einfach: man legt verschiedene Boards für seine Projekte an und füllt diese mit verschiedenen Karten und Spalten. In diese Karten lassen sich verschiedene Informationen einbinden, Mitarbeiter zuweisen, Fälligkeitsdaten vergeben und Kommentare hinzufügen. Die Basisversion ist auch hier kostenlos. Wer also eine einfache Software für kleine Projekte sucht, kann sich Trello ruhig mal anschauen.
Eine anderes Projektmanagement-Tool, welches ich vor einiger Zeit getestet habe, ist Asana.
Asana erfreut sich in der Startup Szene sehr großer Beliebtheit und wurde von einem Facebook-Mitgründer entwickelt. Eigentlich war Asana für die interne Organisation bei Facebook vorgesehen, wird jetzt aber auch unter anderem bei Dropbox und Pinterest benutzt.
Auch hier ist das Interface übersichtlich und aufgeräumt und innerhalb einer kurzen Einarbeitungszeit einsatzbereit. Asana nutzt ein Listensystem welches Informationen strukturiert und übersichtlich darstellt. Dabei werden drei Spalten mit den aktuellen Projekten, den Aufgaben und den dazugehörigen Detailinformationen (wie Notizen, Links und Kommentare) angelegt.
Die kostenlose Version von Asana steht Teams mit bis zu 15 Mitgliedern zur Verfügung und bietet alle Funktionen und Features der kostenpflichtigen Version.
Ein recht neues Projektmanagement-Tool auf dem Markt ist die Cloud-Lösung factro®. factro® bietet kleinen und großen Teams die Möglichkeit, erfolgreich zusammen zu arbeiten und Projekte effektiv und effizient zu realisieren. Dabei sind die Basis Funktionalitäten wie Aufgabenbeschreibung erstellen, Priorität und Deadline festlegen sowie Verantwortlichkeiten zuweisen, genauso vorhanden, wie die Dokumentation von Arbeitsergebnissen, eine Kommentarfunktion und die Möglichkeit, Dateien an Aufgaben anzuhängen. Einzelne Aufgaben lassen sich ebenfalls miteinander verknüpfen und bieten so eine bessere Übersicht. In dem persönlichen Dashboard lassen sich alle aktuellen Aufgaben und Projekte übersichtlich als Kanban-Board, Projektbaum oder Aufgabenliste darstellen. Eine Sortierung nach Aufwand, Dringlichkeit, Priorität und Status ist ebenfalls möglich. Weitere nützliche Funktionen: Checklisten, Tagging, diverse Vorlagen, Benachrichtigungen, Zugriffs- und Bearbeitungsrechte, Leistungserfassung und Gastnutzer. Auch hier gibt es für Einzelkämpfer eine kostenlose Version.
Bitrix24 habe ich eine ganze Weile als Projektmanagement Software genutzt und komplexe Aufgaben und Projekte damit sinnvoll geplant. Bitrix24 ist ebenfalls kostenlos und bietet eine ganze Reihe an Funktionen und Features. Nicht nur Projektmanagement-Funktionen wie Aufgabenverwaltung, Gantt-Diagramme und Zeiterfassung stehen zur Verfügung, sondern auch zusätzliche Funktionen wie z.B. Team-Chat, Videokonferenzen, Dokumentenmanagement und Personalmanagement. Dazu werden Dienste wie GMX, Web.de, Google Mail und Microsoft Exchange Server integriert. Die kostenlose Version bietet Platz für 12 Nutzer und fünf Gigabyte Cloud-Speicher.
Eines der größten Projektmanagement-Tools ist Basecamp. Basecamp ist auf allen Plattformen vertreten und beinhaltet sechs Kernmodule. Neben dem Dateiaustausch und 500GB Speicherplatz, bietet es die Möglichkeit mit Kunden und Kollegen zu kommunizieren, Projektziele zu dokumentieren, Zeitpläne festzulegen und Listen anzulegen. Dies kann sowohl über die eigene App auf Android und iOS, als auch über die App von Windows und Mac gemanaged werden. Neben der App für die verschiedenen Plattformen, gibt es auch eine Browserbasierte Variante und zahlreiche Schnittstellen zu verschiedenen Programmen. Um Basecamp auszuprobieren, bietet sich die 30 Tage Testversion an. Danach kostet das Tool 99 US-Dollar im Monat, unabhängig wie viele Mitarbeiter das Tool nutzen und wie viele Projekte integriert werden. Ein fester Preis für große und kleine Firmen. Für Schüler und Lehrer können kostenlose Accounts angefragt werden. Non-Profit-Organisationen bekommen ebenfalls Sonderkonditionen.
Freedcamp ist ein kostenloses Projektmanagement Tool im Stil von Basecamp. Mit Freedcamp lassen sich ebenfalls mehrere Projekte gleichzeitig verwalten, Aufgaben planen und in kleinere Aufgaben splitten, Termine verwalten per Kalenderfunktion, Diskussionen mit dem Team führen über eine Plattform, Meilensteine planen und die Zeit tracken. Die Basisfunktionen des Tools sind in allen Versionen kostenfrei. Backups sind allerdings in der kostenfreien Version nicht enthalten. Möchte man Zusatzfunktionen nutzen (wie CRM oder Reports), sollte man auf die größeren Versionen ausweichen, welche ab der Freelancer Version auch Backups anbieten. Der Preis für die einzelnen Versionen hält sich in Grenzen und ist auch für kleine Teams sehr gut bezahlbar. Dieser geht von 1,49 US Dollar bis hin zu 16,99 US Dollar monatlich, pro Kopf.
Podio ist ein Projektmanagement-Tool, welches neben den Projektmanagement-Funktionen auch Chatfunktionen, File-Sharing und CRM Funktionen vereint. Es ist eine Art „digitales Großraumbüro“, für Meetingplanung, soziale Zusammenarbeit, Aufgabenverwaltung, Datenvisualisierung, Kalenderfunktion, Persönliche Übersichten für jeden Mitarbeiter, Projektmanagement und eigenem Chat. Hinzu kommt noch die Integration von weiteren Programmen wie Dropbox, Excel, Evernote uvm. Somit lässt es sich optimal an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Die kostenlose Version kann mit bis zu 5 Mitarbeitern genutzt werden und beinhaltet das Aufgabenmanagement, Workspaces und Apps. Die höheren Versionen kosten dann je nach Umfang von 9 US Dollar im Monat bis hin zu individuellen Plänen und Preisen, bieten dafür aber auch eine ganze Reihe an mehr Funktionen.
Als eines der wenigen Projektmanagement-Tools bietet Meistertask kostenlos die Möglichkeit, unbegrenzt Projekte und Mitglieder anzulegen. Es wirbt mit intuitiver Bedienung, einfacher Einrichtung und individuellen Dashboards. Mit der kostenlosen Variante lassen sich unbegrenzt Projekte und Aufgaben verwalten, zwei Apps integrieren (z.B. Slack, Google etc.) und Dateien anhängen mit bis zu 20 MB pro Datei. Für mobile Nutzer stehen Apps für iOS, OSX, Android und Windows zur Verfügung. Es gibt auch Bezahlversionen, die dann unbegrenzte Integration von Apps, Statistiken, Berichte, Task-Archiv und vieles mehr beinhalten. Diese fangen ab 8,25€ im Monat pro Benutzer an.
Redbooth ist nicht nur eine Projektmanagementsoftware, sondern dient auch zur Kollaboration mit Ihren Teamitgliedern. Es lassen sich Aufgaben vergeben, Dateien austauschen und verschiedene Aufgaben und Projekte kommentieren. Mithilfe diverser Cloud-Dienste wie Dropbox oder Google Drive, lassen sich Dateien einfach und schnell teilen. Dazu bietet Redbooth auch Zeiterfassung, Reporting, eine Teamchatfunktion und die Möglichkeit zur Videokonferenz an. Will man die Software unterwegs nutzen, bietet sich die App für iOS und Android an. Für Einzelkämpfer oder kleine Teams bietet sich die kostenlose Variante oder die Pro Variante für 9 US Dollar pro Kopf im Monat an. Soll es etwas größer sein, gibt es noch den Business Tarif für 15 US Dollar im Monat oder die Enterprise Variante mit individuellem Preis. Je kleiner der Tarif, desto eingeschränkter sind die Funktionen.
Einer der Klassiker unter den Projektmanagement-Tools ist AceProject. Neben den normalen Funktionen wie Terminverwaltung, Aufgabenplanung, Dokumentenverwaltung, Gantt-Charts und Reporting, bietet es auch die Möglichkeit das Design an das eigene Unternehmen anzupassen. Im Gegensatz zu anderen Projektmanagement-Tools, gibt es hier vom Funktionsumfang keine Einschränkungen für die kleineren Varianten. Alle Varianten, von der kostenlosen bis zur Goldvariante, bieten die gleichen Funktionen. Einzig und allein im Nutzerumfang, der Anzahl der aktiven Projekte und dem Speicherplatz gibt es Unterschiede. Dazu können in den Bezahlversionen auch Funktionen hinzugebucht werden, wie z.B. eine API für eigene Erweiterungen, mehr Speicherplatz und tägliche Backups. Wer mobil arbeiten möchte, kann die hauseigenen Apps für iOS und Android nutzen.
Das Projektmanagement-Tool Copper Project legt seinen Schwerpunkt auf die Zusammenarbeit von Teams. Dafür gibt es neben den Projektmanagement Funktionen wie Projekt- und Aufgabenverwaltung, auch das Reporting, die Budgetierung und die Zeiterfassung. Die Projekte lassen sich in einer Übersicht mit ausführlichen Informationen darstellen und nach Kriterien filtern. Von Copper Project gibt es keinen Free Account, allerdings lässt es sich für 60 Tage kostenlos testen. Alle kostenpflichtigen Varianten haben keine Einschränkung bei der Anzahl der Nutzer und der Projekte. Lediglich die Größe des Speicherplatzes und der Telefonsupport macht den Unterschied aus. Die kleinste „Studio“ Variante schlägt monatlich mit 59 US Dollar zu buche, die „Corporate“ Variante kostet 69 US Dollar im Monat und die „Premium“ Variante 99 US Dollar im Monat.
Wer ein Projektmanagement-Tool mit künstlicher Intelligenz ausprobieren möchte, der kann ein Auge auf SAPs Ruum werfen. Dieses Tool besitzt einen künstlichen Assistenten namens ADA, der über Meilensteine, Deadlines und Projektänderungen informiert. Die Programmstruktur von Rumm ist übersichtlich und leicht zu bedienen. Neben den einzelnen Ruums (Projekten), lassen sich Informationen der Projekte sehen, die Änderungen seit der letzten Nutzung, Dateien austauschen und mit Mitarbeitern kommunizieren. Dazu lässt sich Ruum mit verschiedenen Diensten verbinden, z.B. mit verschiedenen Analysetools. Zukünftig sollen noch mehr Funktionen hinzukommen. Es gibt eine kostenlose Version mit 100 MB Datenspeicher und unendlichen Rumms (Projekten). Die Professional Version mit 10GB Datenspeicher, unendlichen Ruums und Custom Templates kostet pro Kopf 10 US Dollar im Moment. Wer es groß haben möchte, kann auch die Enterprise Version nutzen und das System mit seinem Business System verbinden lassen.
OrangeScrum ist ein Projektmanagement-Tool, welches mit Codier-Kenntnissen selbst angepasst werden kann. Es eignet sich eher weniger für Anfänger, ist dafür aber für Kenner sehr vielseitig. Schnelle Aufgabenverteilung, Zeiterfassung, Projektplanung, Gantt-Diagramme, eigener Chat, Zeitprotokolle, Ressourcenverwaltung und Fakturierung sind neben anderen Funktionen enthalten. Für 3 Projekte mit 3 Benutzern ist OrangeScrum kostenlos, möchte man mehr machen, fangen die Bezahlversionen ab 9 US Dollar im Monat an. Je nach Größe der Version gibt es mehr Funktionen.
OpenProject ist ein Projektmanagement Tool mit einem Scrum-Plugin, welches agile Scrum-Teams und Methoden unterstützt. Neben dem Scrum Plugin bietet es weitere verschiedene Plugins an, wie Aufgaben und Projektplanung, Zeitleisten und Gantt-Diagramme, Roadmaps, Meeting- und Zeitpläne, eine Kalenderfunktion, Time-Tracking, Budget-Planung, ein Wiki und vieles mehr. Nutzt man nicht die kostenlose Variante, sondern eine der Bezahlvarianten, stehen einem noch zusätzliche Funktionen zu Verfügung, wie die Zwei-Schritt-Authentifizierung. Die kostenlose Variante bietet schon ein sehr breites Spektrum an Funktionen, muss aber selbst auf einem Server installiert werden. Erst die Bezahlversionen bieten ein eigenes Hosting an. Die Bezahlversion fängt ab 4,95€ im Monat pro Benutzer an.
Wer mit Microsofts Word oder Excel arbeitet, der wird sich im Interface von Microsoft Project auch schnell zurechtfinden. Die Oberfläche, Schaltflächen und Menüführung ist wie in den anderen beiden Programmen gestaltet und bieten einen leichten Einstieg. In Microsoft Project lassen sich Projekte mit verschiedenen Tasks, Zeitleisten und Meilensteine anlegen. Dazu gibt es Vorlagen aus verschiedenen Branchen, um Projektpläne nicht von Grund auf neu erstellen zu müssen. Das Programm bietet ebenfalls Gantt-Diagramme, vorkonfigurierten Menüs, Zeitachsen und eine Berichtsfunktion. Um einen Überblick bei der Zeiterfassung und Auslastung zu behalten, bietet Microsoft Project ein Ressourcenmanagement mit integrierter Chatfunktion über Skype for Business. Von Microsoft Project gibt es verschiedene Varianten als Cloudbasierte Lösung und als Lokale Desktop Lösung.
Das nächste Projektmanagement-Tool in meiner Liste ist Projectmanager.com. Das Interessante an der Webseite von Projectmanager.com ist, dass verschiedene Ressourcen für Projektmanagement kostenlos angeboten werden. Dies beinhaltet sowohl Trainingsvideos, als auch Vorlagen, Guides, Bücher und Blogartikel. Für jemanden der sich genauer in die Materie einarbeiten möchte, ist dies ein interessanter Anlaufpunkt (es ist allerdings alles in Englisch gehalten). Neben den ganzen Ressourcen bietet die Webseite natürlich auch eine eigene Projektmanagement-Software. Mit dieser lassen sich Projekte, Meilensteine, Ergebnisse, Zeitpläne und Budgets planen. Natürlich ist auch Zeiterfassung inbegriffen. Es stehen verschiedene kostenpflichtige Pläne zur Verfügung, die sich alle für 30 Tage kostenlos testen lassen.
Evernote ist ein anderes Tool, welches mir mal von einem Bekannten empfohlen wurde. In Evernote lassen sich Ideen speichern, Notizen anlegen, in Notizbüchern zusammenfassen, Dokumente speichern und anhängen und in Tabellen organisieren. Darüber hinaus bietet Evernote eine Präsentationsfunktion und die Möglichkeit, Artikel aus dem Internet zu speichern. Inhalte lassen sich an verschiedene Personen freigeben und werden immer zwischen verschiedenen Geräten synchronisiert. Wer zwischendurch Notizen macht, Inhalte speichern will, Ideen sammelt und alles an einem Ort haben möchte, für den ist Evernote auch einen Blick wert.
Für die, die es ganz einfach mögen: Wunderlist ist eine kleine App dir zur Erstellung einfacher Aufgabenlisten gedacht ist. Diese Listen lassen sich auch in Ordner sammeln, mit Kommentaren und Fälligkeitsdaten versehen und teilen. Ein kleines aber feines Tool, für Leute die keine großartigen Funktionen wie Zeiterfassung etc. benötigen.
Für welches Projektmanagement-Tool sich man am Ende entscheidet, ist natürlich jedem selbst überlassen. Je nach Projekten und eigenen Anforderungen benötigt man die ein oder andere Funktion eher. Design und Übersichtlichkeit spielen natürlich auch eine Rolle. Die meisten Projektmanagement-Tools lassen sich kostenlos im Vorfeld testen, sodass man in Ruhe das für sich passende auswählen kann. Seit mehreren Jahren nutze ich persönlich Wrike und bin damit mehr als zufrieden 🙂 fehlen in dieser Liste noch Tools? Dann schreibt mir eine Mail dazu und ich ergänze es gerne!
Teil 2 findet ihr hier:
Zeiterfassungstools / Time-Tracking Tools
